İyi Bir Organizasyon İçin 10 Tavsiye

Organizasyonlarınız Akılda Kalıcı Olsun

Güneşin göz alıcı bir şekilde parladığı bu günlerde hiçbir şeyin kötü sonuç vermemesi için hazırladığımız “Organizasyon Planlama” yazımıza hoş geldiniz. Bir etkinlik organizatörü olmanın aşırı bir yanı yok. Dışarıdan yardım almadan başlayıp bir organizasyon planlamanız ve yapılandırmanız mı gerekiyor; tıpkı bir kek yapmak gibi, öyle değil mi?

Olağanüstü bir organizasyon hayal etmek için hiçbir engeliniz yok, işler karışmaya başladığında ise yapacaklarınızı bölüm bölüm ayırmak işe yarayabilir. Günün sonunda, inanılmaz bir etkinliğin hoş yorgunluğu ile, çıkan sorunları çoktan unutmuş bir halde yatağınıza uzanacaksınız. Tabii etrafı toparlamayı yarına bırakmak istemezseniz biraz daha işiniz olabilir. Organizasyon düzenlemeyle ilgili en ufak bir fikrin yok mu? İşte sana tam kapsamlı bir liste.

Sizin Gününüz. Süslenmiş şık bir masa ve çiçekler. Organizasyon Hizmeti
Sizin Gününüz!

1- Misafirlerinizin Kim olduğunu Bilin

Bir etkinlik düzenleme sihirbazına dönüşmenin ilk adımı misafirlerinizi daha yakından tanımaktır. Bu, organizasyonun temel bir parçasıdır çünkü düzenlemelerinizin her birinin, ilgilendiğiniz ilgi grubu tarafından tamamlanması gerekir. Örneğin, bir şirket toplantısı düzenliyorsanız, bir şeyleri harekete geçirmek için üst düzeyde bir resmiyet veya sistem yönetimi çeşitliliği sunmak iyi olabilir, ancak düğün düzenlerken bundan kaçınmanız gerekir.

2- Resmi Tatillere Dikkat Edin

Organizasyonunuzu düzenlerken, Yılbaşı veya Resmi Bayramlar gibi ekstra bir olayın yakınında planlamadığınızdan emin olun. Bunu yapma şansınız varsa, kiralanmaya hazır bir ton boş koltuk ve daha hafif bir cüzdanla işi bitirme şansınız da var. Davet edeceğiniz misafirlerin farklı kültürlerden olabileceğini düşünüp, onlar için de tarihleri tekrar kontrol etmekte fayda var. Farklı kültürden misafirlerin farklı özel durumları olabilir.

3- Uyarlanabilirlik Başarıyı Getirir

Belki de acemi organizatörler tarafından öğrenilen en zor şeyler arasında göze çarpar bu konu, organizasyonunuzun gerçekten uyarlanabilir olması gerekiyor. Bir organizasyonu düzenlemenin kısmen işçilik ve yarı bilim olduğunu unutmayın. Hava durumu, mekanın müsaitliğiniz kaybetmesi ve daha bir çok son anda gelen değişikliğe uyabilmeniz çok önemli. Zone Ajans’ta sürekli belirtildiğimiz gibi, her şey mükemmel olmalı. Sizin ve misafirlerinizin hoş olmayan bir zaman geçirmesiniz istemediğinizi sürekli aklınızda blundurmanız gerektiğini unutmayın. Alan seçimi, hizmet sözleşmeleri, menüler, animatörler, palyaço ve planınızı tam anlamıyla işler hale getirmesi beklenen her şeyi uyarlanabilir tutun.

4- Bütçenize Dikkat Edin

Organizasyonunuzu düzenlerken harcamalarınızı yakından inceleyin. Geniş bir harcama planınız olup olmadığına bakılmaksızın, malzeme satın almak için tüm yıllık bütçenizi kullanmak istemezsiniz. Bu harcamaların bir kısmını akıllıca çözümlerle azaltabilirsiniz, yemek yerine ufak bir atıştırmalık ve etkinlik süresinde ufak bir kısaltma ile misafirlerinizi aç bırakmadan bütçenizden tasarrufa gidebilirsiniz. Krizler genellikle etkinlikten bir dakika önce ortaya çıkar :), bu nedenle ayırdığınızdan bir miktar fazlası olduğundan emin olun. Ayrıca, bütçe planınızın ne kadar küçük veya büyük olduğuna bakılmaksızın, her harcamanın ne kadar gerekli olduğunu iki kez düşünün

5- Yardımsever Dostlarınızı Keşfedin

Mükemmel bir dünyada, hiçbir yardıma ihtiyaç duymadan bir etkinlik düzenlenebilir. İşlerin böyle olabileceği gibi, bazı şeyleri daha iyi hale getirmek için ufak yardımlara ihtiyacınız olabilir. Çevrenize iyi bakın! Samimi bir yardım talebine içtenlikle cevap alacağız dostlarınız mutlaka vardır. Kolları sıvamadan önce size yardımını sunan herkese planınızı düzgünce anlatın. İnsanlara hedefler vermek daha iyi sonuç almanıza yardım eder, unutmayın. Güzel dostlar, iyi ki var.

6- Sosyal Medyayı Kullanmak

Zaman zaman, yapılan etkinliklerinizde teknolojiden ve sosyal medya uyglamalarından yararlanmalısınız. İlk başta kafa karıştırıcı görünüyor olabilir, sosyal medya uygulamaları, planlarınızı diğer bazı yöntemlerden daha hızlı duyurmanızı gerçekten sağlayabilir. Bununla birlikte, web tabanlı uygulamalara etkinlik duyurusunda bulunmadan önce mutlaka etkinlik türüne göre uygulama seçin. Örneğin, daha kurumsal bir etkinlik yayınlamanız durumunda, Instagram veya Twitter yerine Facebook‘tan ya da Linkedin‘den faydalanmak akıllıca bir çözüm olabilir.

7- Tanıtım Materyalleri Hazırlayın

Bu sayede her şeyi daha profesyonel hale getirebilirsin. Ayrıca sonrası için güzel bir hatıra olabilir. Daha profesyonel bir şey düşünüyorsanız bir stüdyo ile anlaşmayı düşünebilirsiniz. Bütçenizi aşan durumlarda ise kendi materyallerinizi üretmeyi deneyebilirsiniz. Profesyonel bir kamera getirdiğinizden emin olun.

8- Üstün Bir Çaba Göster

Şimdiden yorgun düşmemeye çalışın. Etkinliği düzenlemek, işin en basit kısmıdır, her şeyin planlandığı gibi gitmesini sağlamak ise zor olan kısımdır. Arada sırada işlerin nasıl yürüdüğüne bakın. Bir şeylerin ters gidebileceğini görürseniz, dönüşü olmayan bir noktadan önce müdahale edin.

9- Harika Bir İkram Servisi Seçin

Yüzlerdeki gülümsemeyi devam ettirmek için muhteşem bir ikram yönetimi hizmeti seçmeniz esastır. Ödediğiniz paranın karşılığını alırsınız, bu yüzden bulduğunuz en ucuz maliyetle alışveriş yapmayın. Masaya ne getirdiklerini görün, çevrenizdeki etkinliklerdeki eksiklikleri iyi gözlemleyin. Mümkünse test edin ve gelecek personelin iyi durumda olduğundan emin olun. Endişelenmenize hiç gerek yok.

10- Eğlenmeyi Unutmayın

Bunca işin ve planın arasında eğlenmeyi unutmayın. Bu sizin gününüz, sonuna kadar tadını çıkarın. Ev sahibi eğlenmiyorsa misafirler de eğlenmez.